Rox-Out Inc. (ci-après « Rox-Out ») est une compagnie spécialisée dans l’organisation d’événements privés et corporatifs. Nous sommes soucieux de préserver la confidentialité de tous les renseignements personnels que vous partagez avec nous.

Notre politique de confidentialité détaille la manière dont nous recueillons, utilisons et traitons vos données, ainsi que vos droits en la matière. Nous tenons à souligner que l’utilisation de vos renseignements se fait en stricte conformité avec la loi et la présente politique. Certains renseignements personnels sont essentiels pour vous fournir nos services.

Application

La présente politique s’applique de manière générale à tout renseignement personnel que Rox-Out, ou toute personne agissant en tant qu’agent en notre nom, recueille à votre sujet dans le cadre de ses activités, que ce soit les renseignements de clients, de partenaires, de fournisseurs, de nos employés ou de toute autre personne.

Ces renseignements personnels sont recueillis par le biais de tout site web, de toute application mobile, de tout courriel ou par toute autre interaction que vous pouvez avoir avec nous.

Définition de renseignements personnels

Un renseignement personnel est défini comme toute information permettant d’identifier une personne physique, que ce soit directement ou indirectement. Cela inclut, sans s’y limiter, des éléments tels que le nom, les coordonnées ou l’adresse électronique.

Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.

Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il suscite un haut degré d’attentes raisonnables en matière de vie privée, en raison de sa nature ou du contexte de son utilisation (ex. : renseignements médicaux, biométriques ou autrement intimes).

Collecte de renseignements personnels

Rox-Out collecte vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous, par exemple :

• Vos coordonnées : nom, adresse courriel, adresse postale, sexe, date de naissance, numéro de téléphone et numéro de télécopieur, transmis lors d’une demande ou lorsque vous nous contactez en personne, par notre site web, courriel ou via les réseaux sociaux ;
• Vos préférences de communication et toute correspondance que vous nous transmettez ;
• Les renseignements recueillis hors ligne (télécopieur, poste, rencontres en personne).

Nous pouvons aussi recueillir des renseignements personnels à partir de votre utilisation des plateformes de médias sociaux, lorsque vous nous autorisez à le faire ou autorisez un tiers à les partager avec nous (ex. : détails sur vos connexions, mentions « j’aime », commentaires, groupes, localisation).

Dans certains cas, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès de tiers (ex. : fournisseur ou partenaire), avec votre consentement préalable ou tel qu’autorisé par la loi.

Utilisation des renseignements personnels

Rox-Out utilise généralement les renseignements personnels aux fins suivantes :

• Fournir nos services (organisation d’événements) à nos clients ;
• Répondre à leurs demandes.

Les renseignements recueillis dans le cadre de l’organisation d’un événement sont conservés pendant un maximum de 30 jours après la fin de l’événement concerné, afin de gérer les suivis post-événement si nécessaire.

Passé ce délai :

• Les fichiers numériques contenant des données personnelles sont supprimés de nos systèmes ;
• Les versions papier sont détruites de façon sécuritaire (déchiquetées).

Si vous avez postulé à un emploi chez Rox-Out, nous utiliserons vos renseignements personnels à des fins de recrutement et pour d'autres activités liées aux ressources humaines.

Partage des renseignements personnels

Rox-Out peut mettre vos renseignements personnels à la disposition de tiers ou de fournisseurs de services aux fins prévues ou selon les modalités de la présente politique. Rox-Out ne vend, ne loue, ni n’échange vos renseignements personnels à des tiers.

Cependant, nous pouvons partager vos données dans les cas suivants :

Partenaires commerciaux

Dans certaines circonstances, nous pouvons partager des renseignements avec des partenaires commerciaux, notamment des commanditaires, des partenaires de salles d’événements, festivals, ou équipes partenaires. Ce partage se fait avec votre consentement ou tel qu’autorisé par la loi.

Fournisseurs de services

Nous pouvons mandater des prestataires (affiliés ou non) pour réaliser certaines tâches en notre nom. Ces derniers ont accès uniquement aux renseignements nécessaires à l'exécution de leurs services. Ils ne sont pas autorisés à les utiliser à d’autres fins ni à les communiquer à des tiers. Des ententes contractuelles encadrent ce partage.

Rox-Out utilise et partage les renseignements uniquement aux fins logistiques des services d’événements, notamment :

• Gestion des repas ;
• Sécurité alimentaire ;
• Personnalisation de l’expérience.

Seules les personnes autorisées (mandataires, collaborateurs, équipes de production, services traiteurs) ont accès à ces données, et uniquement pour la durée nécessaire à l’exécution de l’événement.

Tous les employés de Rox-Out sont tenus de respecter cette politique. Elle leur est remise à l’embauche et reste accessible en tout temps dans notre Guide de l’employé(e).

Votre consentement et votre droit de retrait

Les renseignements personnels ne peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués sans votre consentement, sauf dans la mesure permise par la loi. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de contraintes légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.

Note : Le retrait de votre consentement à des fins essentielles à la prestation de nos services pourrait limiter notre capacité à vous les fournir.

Sécurité des renseignements personnels

Rox-Out applique des mesures simples et efficaces pour protéger les données personnelles :

• Les données sont traitées via des outils sécurisés (Google Drive avec authentification à double facteur) ;
• L’accès est restreint aux membres autorisés de l’équipe ;
• Aucune donnée personnelle n’est stockée sur des ordinateurs non sécurisés ou transmise par des moyens non sécurisés.

Tout employé ou sous-traitant ayant accès à ces données reçoit une formation sur les bonnes pratiques de confidentialité et signe une entente de confidentialité.

Accès et rectification

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les corriger. Pour toute demande de modification ou de mise à jour de vos données, veuillez nous contacter.

Comment nous contacter

Pour toute question, préoccupation ou plainte relative à cette politique ou aux renseignements personnels que Rox-Out détient à votre sujet, veuillez communiquer avec :

‍

Eliana Akl
CEO
📧 eliana.akl@rox-out.com
📍 88 Rue des Soeurs Grises, Montréal, QC, H3C 1T3